Spisywanie protokołów

Większość osób sądzi, że notariusz zajmuje się tylko i wyłącznie sporządzaniem umów. Tymczasem okazuje się, że do jego kompetencji zalicza się również spisywanie protokołów. Protokół jest pisemnym sprawozdaniem z przebiegu różnego rodzaju posiedzeń. Jest to dokument oficjalny, który może dotyczyć walnego zgromadzenia stowarzyszenia, spółdzielni, organizacji społecznej, spółek.

Kiedy notariusz może spisać protokół?

Zgodnie z art. 104 Prawa o notariacie, notariusz spisuje protokół:

• z walnych zgromadzeń organizacji społecznych, spółdzielni, stowarzyszeń, spółek oraz innych osób prawnych w przypadkach prawnie wskazanych,
• stwierdzający przebieg określonych czynności oraz zdarzeń wywołujących skutki prawne,
• sporządzany przy przejmowaniu na przechowanie ważnych dokumentów, papierów wartościowych, pieniędzy,
• dotyczący stawiennictwa stron i złożonych przez te strony oświadczeń.
  
  

Konieczność spisania protokołu w formie aktu notarialnego jest na ogół wynikiem obowiązującym w danym zakresie przepisów. Podstawę takiego działania może stanowić ustawa, statut, regulamin, umowa. Dopuszczalne są również inne akty wewnętrzne. Obowiązujące prawo jasno wskazuje, że jeśli przepisy szczególne nie stanowią inaczej protokół musi zostać podpisany przez następujące osoby:

• przewodniczącego zgromadzenia/zebrania;
• notariusza.

Czy możliwe jest spisywanie protokołów z otwarcia strony internetowej?

Spisywanie protokołów dotyczy nie tylko sytuacji już przez nas wymienionych. Zgodnie z obowiązującym prawem możliwe jest również spisywanie protokołów otwarcia strony internetowej. Takie rozwiązanie wynika z niewielkiej wiarygodności wydruku strony www, a jednocześnie dość ograniczonego zakresu stosowania oględzin witryny. Sporządzenie protokołu przez notariusza jest więc najlepszym sposobem na to, aby zapis strony www uwiarygodnić.

Protokół w takim przypadku jest najlepszym potwierdzeniem tego, co faktycznie znajduje się na stronie w danym momencie. W efekcie nie ma ryzyka manipulacji treścią strony. Warto pamiętać, że to, co znajduje się na stronie www może mieć istotne znaczenie dla odpowiedzialności prawnej. Głównie chodzi o opublikowanie w sieci konkretnych informacji bądź materiałów. Spisywanie protokołów z otwarcia strony internetowej ma zastosowanie między innymi w przypadku spraw związanych z naruszeniem praw autorskich.

Jakie są maksymalne stawki za spisywanie protokołów?

Obecnie maksymalne stawki za różne czynności notarialne są jasno określone. Tyczy się to również spisywania protokołów. Opłata jest uzależniona od tego, jaki protokół ma zostać spisany. I tak w przypadku protokołowania zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością stawka wynosi 750 złotych. Do tego dochodzi oczywiście 23% podatku VAT. Taka sama opłata naliczana jest w przypadku protokoły z walnego zgromadzenia spółdzielni. Istotne jest jednak to, że spisywanie protokołu walnego zgromadzenia akcjonariuszy wiąże się ze stawką wyższą bo wynoszącą 1100 złotych. Zdecydowanie niższa stawka obowiązuje w przypadku protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wynosi ona 300 złotych. Jeśli protokół ma dotyczyć tego, że nie doszło do skutku licytacji lub przetargu, opłata jest jeszcze niższa – wynosi jedynie 100 złotych. 50 złotych zapłacą Ci, którzy chcą, aby notariusz sporządził protokół przyjęcia dokumentu na przechowanie. Oczywiście do wszystkich podanych stawek należy doliczyć kwotę 23% podatku VAT.